Introducción
La administración es el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar las actividades realizadas por una organización, ya sea pública o privada con el objetivo de alcanzar las metas propuestas con eficiencia y efectividad, logrando una optimización de recursos.
El proceso de administración no ha sido siempre tan organizado, ya que éste se empezó a estructurar sólo a inicios del siglo XX luego de pequeños pasos que el hombre fue dando en su evolución empresarial. De esta manera, conoceremos en este recurso un poco sobre estos avances significativos que nos permitieron llegar hasta donde nos encontramos hoy, siendo la administración un proceso fundamental para nuestra vida cotidiana.
Antedecentes de la Administración
La administración tuvo un avance más que significativo luego de la intervención de un personaje muy reconocido en la actualidad. Frederick W. Taylor, conocido como el padre de la administración científica, quien luego de sus labores en fábricas siderúrgicas en Pensilvania, encontró que la producción era deficiente y que las labores realizadas por los trabajadores estaban requiriendo mucho más tiempo del que debía considerarse para dicha actividad.
Taylor realizó un cambio en la mente de los trabajadores y jefes, implementando estrategias para optimizar las tareas que cada persona realizaba, seleccionando al personal idóneo para cada tarea, capacitando y entrenando a cada uno de ellos e incentivando a los obreros con aumentos en su sueldo, lo que significó un incremento en la producción de más del 200%. Luego estas estrategias implementadas por Taylor tuvieron gran acogida en otros países como Estados Unidos, Francia, Alemania, Rusia y Japón, dando paso a los principios de la administración que hoy conocemos.
Teóricos de la administración general
Henry Fayol, al igual que a Taylor, se le atribuye la paternidad de la administración, siendo contemporáneo con Taylor, quien se enfocaba en la manufactura y eficiencia de la operación, mientras que Fayol se enfocó mas en las funciones de la gerencia, creando el concepto de la administración como la conocemos hoy en día con los términos de organización, planeación, dirección y control y definiendo los principios fundamentales de la administración:
1. División del Trabajo.
2. Autoridad.
3. Disciplina.
4. Unidad de mando.
5. Unidad de dirección.
6. Subordinación de intereses.
7. Remuneración.
8. Centralización.
9. Cadena escalonada.
10. Orden.
11. Equidad.
12. Estabilidad del personal en sus puestos.
13. Iniciativa.
14. Solidaridad.
Luego de sus hallazgos en las empresas de la época, que se caracterizaban por el patronazgo y abuso, además de la ineficiencia, Weber implementó sus propias estrategias administrativas, que no iban muy lejos del camino implementado por Taylor, pero que lograron un avance significativo en la organización de estas empresas. Describió un tipo de organización ideal a la cual llamó Burocracia, la cual definía la división del trabajo, organización jerárquica clara y reglas que ayudarían a mejorar las relaciones interpersonales.
1. División del trabajo: Tareas simples para cada puesto de trabajo, definidas y claras.
2. Jerarquía de la autoridad: Cada puesto inferior está regido por un jefe superior.
3. Selección formal: Permite el reclutamiento de personal idóneo según sus conocimientos y experiencias, que vayan acorde con la actividad.
4. Reglas y reglamentos: Organizando a los empleados y jefes con reglamentos que debían seguir.
5. Impersonalidad: Todas las reglas son aplicadas imparcialmente.
6. Orientación de carrera: Jefes profesionalmente capacitados .
Otro personaje importante para la administración, que implementó teorías más claras sobre la administración general, aplicando sus conocimientos luego de la inmersión que tuvo en dicha área de la empresa General Motors.
Davis definió sus propios conceptos de la administración y describió las funciones de esta como: Planeación, organización y control. Dándole gran relevancia a dichos conceptos en esa época y declarando que estas funciones aplican para todo tipo de empresa.
Definió el concepto de administración como “La función del liderazgo ejecutivo” e insistió en la necesidad de tener en cada empresa un gerente profesional, capacitado completamente para ejecutar las funciones relevantes a dicha responsabilidad.
Las empresas se han globalizado gracias a las estrategias y escasez de limitaciones por parte de los gerentes, lo que ha permitido la presencia de empresas en diferentes países. Además de esto, se ha presentado un avance significativo en la utilización de los recursos humanos, permitiendo la integración de mano de obra femenina e interracial dentro de las empresas, lo que significa una mejora notable en los procesos de las compañías gracias al uso eficiente de los recursos y trabajando con personal idóneo para cada tarea.
Otro avance significativo que ha tenido la administración contemporánea es el uso de los recursos tecnológicos y la aparición del internet, lo que ha permitido que los empleados realicen sus labores con mayor eficiencia u organización, desde cualquier parte del mundo, rompiendo barreras laborales y la utilización de softwares administrativos que mejoran considerablemente la producción y operación. Esto nos obliga a estar cada día mayor capacitados para poder manejar este tipo de tecnologías, lo que permite a su vez que las personas despierten su creatividad y aporten ideas aprovechables en sus puestos de trabajo.
Generalidades de la administración
Concepto
La administración es el proceso de organizar, dirigir y controlar los recursos (Físicos, tecnológicos, humanos) de una organización con el fin de alcanzar objetivos establecidos de forma eficiente.
Características
1. Universalidad (Se dá en cualquier organismo social).
2. Especificidad (Entre más grande la empresa, mayor la importancia de la administración).
3. Unidad temporal (Se dá en todos los momentos de una empresa).
4. Unidad jerárquica (Participan todos los jefes).
5. Flexibilidad (Se adapta a cualquier empresa).
Importancia
La administración permite el uso correcto de los recursos mediante la gestión y optimización de los mismos.
Podemos implementarla en cualquier organismo social, en cualquier área y en cualquier campo de conocimiento.
Es necesaria para poder gestionar correctamente una organización, pequeña o grande.
¿Ciencia, técnica o arte?
Podemos definirla como un conjunto de habilidades en las que se requiere del conocimiento científico, que se complemente con una técnica, ya sea personal o especial, y además con el arte de hacer las cosas con un toque personal.
No podemos implementar la administración sólo utilizando nuestros conocimientos técnicos, sino que es necesario complementarse con habilidades individuales.
Responsabilidades de un administrador
Dirigir un grupo de personas
El administrador o gerente tiene responsabilidad jerárquica sobre un grupo determinado de personas, sea uno o más.
Coordinar el trabajo de los empleados
El gerente está encargado de coordinar y organizar las actividades que realizan sus subordinados para lograr la eficiencia en las labores.
Los trabajos realizados por un administrador van ligados con los conceptos de eficacia y eficiencia, ya que éstos son necesarios para reconocer una buena gestión administrativa.
La eficacia se refiere al logro de las metas de la organización, el cumplimiento de sus objetivos a través de la gestión del gerente.
La eficiencia va un poco más allá, y se entiende como el uso adecuado de recursos (físicos, materiales) y el tiempo utilizado para el logro de los objetivos.
Se puede conocer a un excelente gerente o administrador, cuando su trabajo combina estas dos cualidades.
Funciones de un administrador
Planear
Se definen las metas que se desean alcanzar y se establecen estrategias para llegar a ellas.
Organizar
Se establecen las actividades que se van a realizar para el logro de las metas, definiendo quién realiza cada tarea, cuándo lo hace y cómo lo va a ejecutar.
Dirigir
Dirigir a los subordinados, seleccionar canales de comunicación para la gestión de sus necesidades y requerimientos que fomenten la motivación.
Controlar
Velar por el correcto desempeño de los empleados y el cumplimiento de las tareas según lo planeado, con el fin de evitar desvíos en el camino establecido.
Coordinar
Verificar el cumplimiento de los objetivos establecidos originalmente para logar las metas que se planearon.
Habilidades de un administrador
Habilidades técnicas
Son los conocimientos técnicos requeridos para un jefe nivel bajo y se refieren al dominio de una especialidad determinada, por ejemplo, un jefe de producción que tenga habilidades en la gestión de recursos.
Habilidades humanas
En este tipo de habilidad nos referimos a la capacidad de manejar personal y tener excelentes relaciones con los mismos, poder trabajar con un grupo determinado de personas. Estas habilidades son fundamentales para un gerente de nivel medio.
Habilidades conceptuales
Las habilidades conceptuales se refieren a la forma en que se resuelven diferentes situaciones dentro de la empresa, encontrando soluciones a diferentes problemáticas que relacionan al personal o a algún otro recurso de la empresa. Son habilidades propias para un jefe de alto nivel o para la alta gerencia y se caracterizan por ver a la organización como un todo, fomentando el trabajo colaborativo y el correcto funcionamiento de cada pieza del juego.
Ahora hablemos un poco acerca de las empresas, protagonistas en este tema tan importante.
